Wist ik niet. Echt? Bedrijfscommunicatie kan beter!

Communicatie – zeker interne communicatie binnen organisaties – wordt als vanzelfsprekend ervaren. Dan zou je denken dat het dus prima gesteld is met die interne communicatie. Ik moet je teleurstellen. Uit een onderzoek dat we onlangs hebben gehouden, blijkt dat de meeste directies denken dat dat zo is. Dat iedereen prima op de hoogte is van alles. De directie laat regelmatig iets aan de medewerkers mededelen en denkt dat daarom de communicatie op orde is. Vergeten wordt dat communicatie niet alleen uit zenden bestaat. Ontvangen hoort er ook bij. Dus die directie mag ook eens iets ontvangen en de medewerker wil ook graag iets van zich laten horen, al is het maar om te reageren op een bericht van de directie of van een collega. Het is een feit dat de tijd waarin een kantinetoespraak van de directie voldoende was, al lang voorbij is. Het puur informeren is niet meer voldoende. Maar hoe pak je dat nu goed aan?

Allereerst: Er is hoop! Het voorgenoemde onderzoek laat ook zien dat de huidige generatie van leidinggevende medewerkers veel meer wil gaan betrekken. Ze zijn benieuwd naar hun ervaring en kennis. Dat is communicatie waar iedereen iets aan heeft. Maar hoe doe je dat? Hoe geef je structuur aan de communicatiebehoefte?

Natuurlijk zijn er heel wat systemen en apps die je daarbij kunnen helpen. Veel mensen in organisaties bemoeien zich met communicatie. Het speelt dagelijks en op alle lagen van een bedrijf. Er wordt kennis en informatie gecreëerd en met collega’s, klanten en leveranciers gedeeld. Wat vroeger nog met een briefje aan de loonstrook of een nieuwsbrief aan de klant opgelost was, is vandaag de dag complex geworden. En hoe komt dat?

Dat komt door de hoeveelheid en diversiteit aan informatie en de hoeveelheid aan kanalen waarmee de informatie wordt verspreid of beschikbaar wordt gesteld. De uitspraak “We doen dit al 20 jaar zo. Werkt toch prima?” gaat niet op. De digitalisering heeft ons leven veranderd. Niets gaat meer zoals het 20 jaar geleden was. Niet eens zoals het 5 jaar geleden nog was. De hoeveelheid aan informatie die snel bij collega’s beschikbaar moet zijn is ongekend hoog. Hou daar maar het overzicht. En ook het aantal kanalen is explosief gegroeid. Het is niet meer alleen een nieuwsbrief in de mailbox. Het is een intranet, websites en social media kanalen. En misschien ook een mobiele app voor de medewerkers en klantenportalen en nog wat Tv-schermen in de receptie en productiehal.

Het probleem is dat je ook niet echt een keuze hebt. Je moet wel mee, want anders ben je te langzaam in je informatiestromen. Dat kan nadelig zijn in je contact met medewerkers en in de afstemming met je klanten. Je concurrentie is dan sneller. Met alle gevolgen van dien.

Het is inderdaad een uitdaging.

De uitdaging is om de communicatie zo efficiënt en makkelijk mogelijk te organiseren. Hoe kun je nu je kanalen met elkaar combineren zodat inforamtiestromen inzichtelijk en gestructureerd worden en je sneller en eenvoudiger informatie kunt delen? En wat als je de resultaten meetbaar en inzichtelijk zou kunnen maken. Zodat je je systematiek steeds kunt verbeteren. Kan dat? Bestaat er dan een oplossing?

De meeste lopen hier direct tegen de beperkingen van veel systemen aan. Dan denk je met Microsoft of andere systemen van tech-giganten een perfecte keuzes gemaakt te hebben, maar helaas: Ook Microsoft en Google zijn niet in staat om alle kanalen met elkaar te combineren. Los van het feit dat deze oplossingen eigenlijk niet meer betaalbaar zijn.

Probleem opgelost?

‘Tuurlijk, ze hebben allemaal wel iets van een communicatieoptie. Maar het zijn geen integrale en zeker geen makkelijke systemen.
Het zijn doorgaans deeloplossingen zonder enige vorm van integratie met elkaar. Dan heb je de communicatie weliswaar opgelost, maar de gekozen systemen praten niet met elkaar. Je moet dan alsnog elke keer alles dubbel en dwars invoeren en nog steeds geen enkele vorm van overzicht. Je hebt het probleem niet opgelost. Je hebt het verplaatst en nog erger gemaakt.

Het zou wel ideaal zijn. Alles met elkaar koppelen en combineren zodat je meer overzicht hebt. En nog beter: Als alles binnen één systeem beschikbaar was. Alle communicatie via één centraal systeem. Het communicatieplatform Comvay360 kan dit. Sterker nog; het is exact om die reden ontwikkeld. Alle communicatie (intern én extern) kan centraal vanuit dit platform beheerd worden.

WC-eend

Lastig om nu niet in het ‘Wij-van-wc-eend’-verhaal te belanden, maar het is nu eenmaal zo: Er zijn ook wel andere oplossingen, maar geen van de andere systemen is gespecialiseerd in het ondersteunen van alle kanalen en het bieden van één communicatieplatform voor ALLE medewerkers. Dus ook voor diegene die zonder PC werken. Denk aan productiemedewerkers, servicemonteurs, zorgmedewerkers, shovelmachinisten of vrachtwagenchauffeur.

Zo komt internet, intranet, extranet, tv-beeldschermen en social media samen. En het is toegankelijk op alle soorten apparaten.

Wat levert dit op?

– Het is efficiënter: Informatie voor beheerders staat op één centrale plek.
– Het werkt beter: Processen verlopen makkelijker en sneller.
– Het is eenvoudiger: Een nieuwsbericht voer je één keer in. Daarna kies je de kanalen d.m.v. aanvinken.
– Het is veelzijdiger: toegankelijk via Desktop, mobiel en beeldschermen.
– Het is voor iedereen: Nieuws en informatie bereikt iedereen in de organisatie.

En het zorgt direct voor een significante kostenbesparing.
Een machinebouwer die Comvay360 al vele jaren gebruikt en inmiddels in de gehele organisatie heeft geïmplementeerd, heeft een ROI berekend. Uit deze ROI-berekening blijkt dat het systeem zich binnen 2 jaar heeft terugverdiend en vanaf jaar 3 zelfs geld heeft opgeleverd.

Wil je meer weten over de berekening en hoe deze klant dit heeft aangepakt?

Ga dan naar https://www.comvay360.com/contact/ en laat in de omschrijving ‘ROI’ achter.
Ik stuur je dan de uitgebreide toelichting zo snel mogelijk op!

Wil je meer weten over Comvay360? Kijk op https://www.comvay360.com

Heb je naar aanleiding van deze blog vragen? Wil je meer weten over communicatie. Neem dan contact met ons op.