WhatsApp als intern communicatiemiddel voor het MKB

WhatsApp, de bekende mobiele chat-applicatie, wordt inmiddels door meer dan 1,5 miljard mensen gebruikt. De handige communicatietool is populair in familie- en vriendenkringen en vele andere privé gerelateerde groeperingen. Daarnaast wordt het ook door veel organisaties als intern communicatiemiddel gebruikt omdat het sneller is dan de klassieke communicatie via e-mail. En niemand hoeft het te leren want iedereen gebruikt het al jaren. Maar is WhatsApp écht zo’n effectief intern communicatiemiddel als iedereen denkt? Is deze consumentenoplossing wel geschikt voor het MKB?

Snel contact met één of meerdere collega’s

WhatsApp is een ideale oplossing als je iemand snel nodig hebt. Je kunt met individuele collega’s een gesprek starten maar je kan ook groeps-chats aanmaken, bijvoorbeeld één voor elke afdeling. WhatsApp is een laagdrempelig communicatiemiddel dat volop wordt gebruikt op de werkvloer omdat iedereen het kent. De bestaande infrastructuur maakt het ook aantrekkelijk.

Omdat deze chatapplicatie gratis te gebruiken is, maakt dit aspect het beeld van het ideale interne communicatiemiddel compleet.  Een groepsapp aanmaken in WhatsApp is binnen 1 minuut gedaan. Je kunt dus prima met je collega’s, voor bijvoorbeeld een afdeling, een WhatApp groep aanmaken om met elkaar te communiceren. Het lijkt inderdaad een perfecte toevoeging naast de klassieke e-mail en een prima vervanging van de gedateerde SMS-berichtendienst. Maar…

Consumentengebruik vs zakelijke toepassing

Het wordt lastiger als je kijkt naar de voorwaarden waaraan een zakelijk communicatietool vandaag de dag moet voldoen. Gegevensbeheer is daarbij essentieel. Het draait namelijk allemaal om het delen van kennis en informatie. Dit staat in elke vorm van zakelijke communicatie centraal. Dat is echt een verschil met consumentcommunicatie waarbij elke chat vrijblijvend, incompleet of onbelangrijk mag zijn.

Een groeps-chat bijvoorbeeld is wel handig in het gebruik, maar alleen als de chat zodanig wordt opgeslagen dat ook collega’s die later aan de groep worden toegevoegd, de chathistorie kunnen terugkijken of kunnen doorzoeken. Anders dreigen bijlagen verloren te gaan of te worden vergeten terwijl deze belangrijke kennisdragers kunnen zijn.

Als je zakelijk chat, is er meestal sprake van een gegronde reden om te communiceren. Er dient iets te worden afgestemd of een probleem te worden opgelost. Er ontstaat kennis en informatie die later voor vergelijkbare situaties nuttig kunnen zijn. Het kunnen structureren en archiveren van deze informatie is bij WhatsApp niet goed mogelijk.

Een andere beperking van WhatsApp is dat de hoeveelheid groeps-apps op een gegeven moment zo groot kan worden dat je het overzicht verliest. Ook hier ontstaat dan behoefte aan structuur die in WhatsApp ontbreekt.

Veiligheid

Het is heel belangrijk om je te realiseren dat WhatsApp-data op buitenlandse servers wordt opgeslagen. De vraag is of dit nog wel voldoet aan de veiligheidseisen van een moderne onderneming. Mede om deze reden heeft de Zwitserse overheid in december 2021 haar overheidsinstanties verboden om WhatsApp te gebruiken.

En door de ontbrekende integratie met andere informatie- en databronnen is geen centrale opslag van informatie, kennis en gesprekken mogelijk, maar wordt data alleen op individuele mobile devices opgeslagen. Iets wat in de zakenwereld ondenkbaar is.

Ook is geen overkoepelende zoekfunctie beschikbaar, waardoor het terugvinden van informatie problematisch is. Verder kunnen geen prioriteiten worden meegegeven aan gesprekken en zijn er geen centrale en groep-georiënteerde agenda’s beschikbaar.

WhatsApp mist de noodzakelijke structuren en functies om als zakelijke oplossing echt acceptabel te zijn. Ook met betrekking tot dataveiligheid voldoet WhatsApp niet aan de huidige standards die gelden voor ondernemingen. Om nog maar niet te spreken over de nieuwe wet- en regelgeving met betrekking tot data-veiligheid, die toekomstig zelfs door accountants moet worden getoetst en geaccordeerd als onderdeel van de jaarlijkse controle.

Centrale communicatie

Interne communicatie heeft in organisaties de afgelopen jaren een steeds hogere prioriteit gekregen. Er is een nieuwe trend herkenbaar: Het is de verwachting dat interne communicatie in de aankomende 5 jaar één van de belangrijkste speerpunten van een onderneming gaat worden.

De krapte op de arbeidsmarkt maakt dat bedrijven medewerkers beter willen binden aan het bedrijf. In een onderzoek dat wij in 2021 hebben gehouden onder 40 bedrijven in de maakindustrie en machinebouw blijkt dat 87% van alle deelnemende ondernemingen 4 problemen zien:

• Ik kan mijn mensen in de fabriek niet bereiken
• Mijn medewerkers lopen weg
• De nieuwe hybride werksituatie heeft een negatieve invloed op de bedrijfscultuur
• Werken op afstand maakt het samenwerken met onze externe partners lastiger

Wat nog aanzienlijk wordt onderschat: De interne en externe communicatie zijn sinds de invoer van het hybride werken hét primaire proces in elke organisatie geworden. Met name de mensen op de werkvloer of in de buitendienst, de zogenaamde non-desk-medewerkers, zijn lastig bereikbaar. Een chatapplicatie biedt daarvoor maar een deel van de oplossing. Er komt zoveel meer bij kijken. Interne en externe communicatie zou veel hoger op de agenda van een bedrijf moeten staan. Als er vanuit directie of MT een communicatie beleid wordt bepaald en men de diverse doelgroepen binnen en buiten een bedrijf als groep ziet die geinformeerd, ge-enthousiasmeerd en gemotiveerd moet worden, dan is er een grote stap gezet. Laten we eerlijk zijn: Met WhatsApp worden deze uitdagingen maar voor een zeer klein gedeelte en voor een korte termijn opgelost.

De beste oplossing is een uniforme communicatie (unified communications) waar alle communicatie voor dieverse doelgroepen centraal wordt aangestuurd en beheerd.
Hoe is het bij jou in de organisatie geregeld? Van welke vormen bedrijfscommunicatie maken jullie gebruik? En werkt het naar tevredenheid? Is het compleet?

We sparren graag! Neem contact met ons op!