Zorgzaam…ook in communicatie

Hoe een particuliere zorgaanbieder de externe communicatie met Comvay360 stroomlijnde en perfectioneerde.

Equipe Zorgbedrijven is een groep van gespecialiseerde klinieken, gevestigd door heel Nederland. Onder de merken Velthuiskliniek, Helder kliniek en Xpertclinic biedt de Eindhovense zorggroep specialistische zorg aan. Van plastische chirurgie tot cosmetische dermatologie en van gespecialiseerde hand- en polszorg tot orthopedie en oogzorg. Equipe onderscheidt zich door korte wacht- en doorlooptijden, biedt uitgebreide voorlichting en er is veel aandacht voor goede nazorg.

Al meer dan 10 jaar maakt Equipe gebruik van het platform Comvay360. Eerst met de voorganger en later met het uitgebreidere communicatieplatform Comvay360. Voor het verspreiden van informatie over diensten, producten en andere patiënten- en cliënten-gerelateerd informatie wordt gebruik gemaakt van Comvay360. In de 6 hoofdvestigingen en meer dan 40 poliklinieken, verdeelt over heel Nederland zijn meer dan 40 beeldschermen op wachtlocaties geplaatst om de wachttijden te verzachten door patiënten en cliënten te informeren.

PrimeTime
Via Comvay360 PrimeTime, de digitale signage module van Comvay360 kunnen centraal vanuit één systeem alle beeldschermen individueel voorzien worden van playlists. Elk beeldscherm heeft op deze manier een eigen playlist. Naast de zorg- en bedrijfsgerichte informatie omvat elke playlist ook algemeen nieuws zoals landelijk nieuws, entertainment, politiek en sportnieuws, weersverwachting en verkeersinformatie. Doordat elk beeldscherm een eigen playlist heeft, is het mogelijk dat elk beeldscherm specifieke lokaal gerelateerde inhoud toont. Dat kan bijvoorbeeld het introduceren van het lokaal zorgpersoneel zijn of lokaal en regionaal weer en nieuws.

Nooit zwarte schermen
Elk beeldscherm wordt door middel van een Comvay360-decoder aan het internet gekoppeld. De playlist oftewel uitzending wordt via de decoder constant bijgewerkt. Om bij uitval van het internet-signaal, zwarte schermen’ te voorkomen blijft de uitzending met de recentste versie draaien. Zodra dan de verbinding met het internet herstelt is, wordt de uitzending automatisch bijgewerkt.

Night mode
Buiten de openingstijden van de klinieken is het belangrijk en juist gewenst dat de beeldschermen ‘op zwart gaan’. Om niet elk scherm handmatig met de afstandsbediening uit te zetten, regelt Comvay360 dit automatisch. Via een instelbare ‘night mode’ kan bepaald worden op welke tijden en dagen het beeldscherm uit moet staan. Ligt de tijd buiten de ‘night mode’, toont het beeldscherm vrijwel meteen de uitzending.

Non-desk-medewerkers
In de zorg werken veelal mensen die op hun werklocatie niet op elk moment over een PC of laptop beschikken. Deze ‘non-desk-medewerkers’ kunnen vaak niet snel informatie opzoeken of opvragen of met collega’s digitaal communiceren. Extra moeilijk wordt het als er sprake is van meerdere locaties waar fysiek samenwerken en communiceren lastig is. Een intranet met omvangrijke samenwerking en communicatiefuncties, centraal in één platform en toegankelijk via desktop én mobiel zou een perfecte oplossing zijn.

Mobiel is lastig
Wat wij bij veel zorgorganisaties zien is dat men over het gebruik van mobiele telefoons nog aarzelt omwille van privacy en veiligheid en de twijfel of collega’s bereid zijn hun privétoestellen voor het werk te gebruiken. De acceptatie van mobiele toestellen is bij veel sectoren al vanzelfsprekend, maar is in de zorg nog gaande.

Aanbieders van Elektronische patiënten systemen (EPS) en cliënten systemen (ECS) zijn echter al overgegaan tot een ‘mobile-first’ policy waardoor het gebruik niet alleen gestimuleerd, maar zelfs geëist wordt. De technologie is er en de veiligheid en privacy is gewaarborgd. In feiten heeft de keuze voor of tegen het toestaan van mobiele toestellen al plaatsgevonden en kunnen zorgorganisaties niet anders dan deze ontwikkeling toe te staan.
En laten we eerlijk zijn; het snel en direct kunnen bereiken van elke individuele medewerker is, zeker in de zorg, van dermate belang dat het niet meer zonder een mobiel toestel (wie dan ook eigenaar daarvan is) kan. Heb je deze mogelijkheid niet betekent dit tevens een groot nadeel ten opzichten van de concurrentie.

Een bijkomend veiligheidsaspect is het gebruik van Single Sign-On (SSO). Het eenmalig inloggen in een systeem en daarmee automatisch ook ingelogd zijn in alle andere relevante systemen. SSO verlaagt het veiligheidsrisico aanzienlijk en verhoogt de flexibiliteit van elke medewerker.

Intranet en medewerkers-app
Al deze ontwikkelingen zijn ook voor Equipe voldoende redenen om te overwegen, Comvay360, behalve voor externe communicatie, ook voor haar interne communicatie (mobiel en via desktop) toe te passen.
Eerste try-outs zijn zeer tevreden afgerond. Als vervolg is een inventarisatie van de behoefte binnen de gehele organisatie gepland. In eerste instantie zal een Intranet (Comvay360 Homebase) worden geïmplementeerd. Vervolgens zal de medewerkers-app (Pocket) worden gelanceerd.
Bij het Intranet is vooral nog sprake van het delen van informatie van ‘one to many’. Bij lancering van de medewerkers-app wordt het ook mogelijk om onderling individueel met elkaar te communiceren via bijvoorbeeld een beveiligde chat. Maar ook het reageren (lik-en) op bepaalde berichten is mogelijk waardoor de interactie onderling aanzienlijk zal toenemen. Overall zal iedereen vaker en meer op de hoogte zijn van wat er speelt in de organisatie.

Naast de voorgenoemde meerwaarde in functionaliteit speelde ook het budget een belangrijke rol in de keuze voor Comvay360.
Anders dan de bekende tech-giant oplossingen zijn de nodige investeringen voor een verbeterde communicatie met Comvay360 beduidend lager. Terwijl de implementatie met bestaande IT-infrastructuur zonder beperking mogelijk is.